¿Cómo conocieron la existencia de la Oficina Acelera Pyme de Toledo?

La conocimos cuando nos interesamos por Kit Digital. La Cámara de Comercio de Toledo nos facilitó por correo electrónico toda la información necesaria.

¿Qué problema o necesidad detectaron en la compañía para decidir iniciar la transformación digital?

Los problemas que detectamos fueron los tiempos, es decir, Venta de Aires es un restaurante donde los tiempos son largos y necesitábamos una herramienta donde pudiéramos agilizar. Por tanto, decidimos implementar un sistema en el que se pudiera ver en tiempo real todos los cambios que una reserva pueda tener. Toda la plantilla relacionada con reservas debería ver nueva reserva en pocos segundos.

Otra necesidad que detectamos era disponer de un sistema de horarios y peticiones donde los trabajadores pudieran conocer sus horarios o informar de sus circunstancias desde su dispositivo digital. Esto nos ha facilitado tanto el sistema de fichajes como de control de horas de todos los empleados para poder informar y saber necesidades de todos ellos, además, nos garantiza de una forma ágil, cualquier tipo de información o documento que ellos necesiten o quieran enviarnos. 

¿Cómo fue el proceso de implementación y solución?

Fue algo a lo que debimos dedicar un tiempo pero que ha resultado muy  efectivo, todos lo acogimos muy bien, dado que nos iba a facilitar el trabajo, gestionándolo de manera interna, cada empleado puede ver toda su información de manera fácil en su dispositivo y podemos comunicarnos para notificaciones y peticiones a través de esta herramienta, como es el caso del software para la gestión de horario. 

En cuanto al software de gestión de clientes, nos ha pasado lo mismo, pues nos ha facilitado el poder ver toda incidencia en tiempo real sin tener que estar realizando llamadas o preguntando por dudas. Aun así tenemos reuniones para poder gestionar ciertas reservas con más detalles dado que hay un protocolo de reuniones internas que son importantes para todos. 

¿Qué retos u obstáculos encontraron?

El reto fue grande, porque los sistemas eran nuevos y nunca habíamos trabajado con unas herramientas tan avanzadas, pero como todo reto estábamos dispuestos a superarlo y a seguir avanzando digitalmente. Obstáculos, como en todo comienzo, el aprendizaje de una nueva herramienta y en su manejo a la hora de trabajar con ella, pero con ganas de comenzar este nuevo proyecto y poder crecer tanto digitalmente como personalmente. 

¿Qué resultados han conseguido, que planes de continuidad del proceso digitalizador tienen?

Hemos conseguido mucha más comunicación entre departamentos, mucha más visualización a la hora de atender un cliente o una reserva más grande, un evento especial… Los pequeños detalles están localizados y todos los departamentos saben lo que tienen que hacer en tiempo y forma. Hemos ganado en tiempo y facilidad a la hora de trabajar. 

Seguimos queriendo crecer en el ámbito de la digitalización y por supuesto queremos dar visibilidad a que todo es posible y todo reto tiene su recompensa. 

Recomendaciones para otras pymes

Mi recomendación es que se animen, pues es un gran avance para cualquier empresa dado que como he dicho en varias de las preguntas, se agilizan los tiempos de trabajo y facilita la visualización a los empleados implicados. Es un proyecto que merece mucho la pena implementar. 

Angela Redondo de los Reyes
Administración / RRHH